Tallinn Hansa Rotary klubi eeskiri

Juhatus on klubi juhtiv organ, kuhu kuuluvad valitud juhatuse liikmed: president, eelmise aasta president (Past president), tulevane president (President Elect), sekretär (Secretary), klubimeister (Sergeant-at-Arms), varahoidja (Treasurer) ning juhatuse nõunik. Tallinn Hansa Rotary Klubis on 1.sekretäri ja 2.sekretäri ametikohad ühendatud. Juhatuse nõunikuks võib olla registripidaja või muu klubi poolt valitud ametikandja.

Juhatuse koosolekule kutsutakse vastavalt päevakorras olevatele teemadele lisaks juhatuse liikmetele osalema teenistuste juhid, kelleks on klubiteenistuse juht, kogukonnateenistuse juht, erialateenistuse juht, noorsooteenistuse juht, rahvusvahelise teenistuse juht.

Samuti kutsutakse juhatuse koosolekule vajadusel erinevate komiteede juhid, kelleks on klubi avalike suhete (PR), Rotary Fondi, halduskomitee juhid.

2. Juhatuse liikmete ja klubiametnike valimine

Klubi president (või delegeeritud juhatuse liige) palub klubi liikmeil esitada kandidaate vabadele ametikohtadele kaks nädalalt enne juhatuse valimiskoosolekut (toimub tavaliselt novembris). Reeglina täidetakse juhatus rotatsiooni korras. Kahe või enama kandidaadi korral salajase hääletuse teel häälteenamuse saanud kandidaat kuulutatakse vastavale ametikohtale valituks. Võrdsete häältetulemuse korral ühele ametile omab tulevane president otsustavat häält. Ühe kandidaadi korral on võimalik ka avalik hääletamine.Selliselt valitud juhatus asub tööle presidendi juhtimisel järgmisel rotary-aastal, 1. juulil. Juhul kui uude juhatusse valitud klubiametniku koht jääb mingil põhjusel vabaks enne tema tegevusaja algust, otsustavad koha täitmise üle ülejäänud juhatuse liikmed. Juhatus võib jätta mingi ametikoha täitmata või ühendada ametid. Muudatustest teavitatakse klubiliikmeid.

Teenistuste ja komiteede juhid määrab ametisse valitud juhatus peale valimiskoosolekut, olles enne kandidaatidega läbi rääkinud.

3. Klubi juhatuse ülesanded (detailsed ülesannete kirjeldused RI juhendites)

Presidendi kohustus on juhatada klubi ja juhatuse koosolekuid ning täita teisi selle ametikoha juurde kuuluvaid ülesandeid.

Tulevase ja endise presidendi kohustus on tegutseda klubi juhatuse liikmena ning täita neid ülesandeid, mida president või juhatus talle annavad.

Sekretär sisestab liikmeskonnas ja juhatuses toimunud muudatused, tegeleb uute liikmete vastuvõtuga seotud dokumentatsiooniga ning täidab teisi selle ametikoha juurde kuuluvaid ülesandeid.

Sekretär koostab liikmete nimekirja; registreerib koosolekutel osalemist ja paikamiskaarte; saadab teateid klubi, juhatuse ja teenistuste koosolekute kohta; edastab info uutele liikmetele; koostab ja hoiab alles koosolekute protokollid; hoolitseb, et kogu klubiga seonduv info saaks üles laetud klubi veebilehele; hoolitseb klubi atribuutika ja sümboolika (klubikaart, visiitkaardid, vimplid, särbid uutele liikmetele jne) olemasolu eest.

Sekretär avab koosolekule registreerimise kl 17.50 ja registreerib kõik klubiliikmed ja klubiliikmete külalised koheselt saabumise järgselt.

Klubimeistri ametikoha juurde kuulub klubiürituste korraldamine, klubi külaliste eest hoolitsemine ning presidendi ja klubi juhatuse antud ülesannete täitmine.

Varahoidja kohustus on kanda hoolt klubi kõigi varade eest ja anda nende kohta aru klubi aastakoosolekul ja/või iga kord kui juhatus seda nõuab. Varahoidja edastab RI poolaasta klubiarve raamatupidamisele tasumiseks. Arve aluseks on klubiliikmete arv 1. jaanuari ja 1. juuli seisuga. Varahoidja kohustus täita teisi selle ametikoha juurde kuuluvaid ülesandeid koostöös klubi raamatupidajaga, milleks on eelarve koostamine, maksude sissenõudmine, ülekannete tegemine jms. Ametist lahkudes peab ta uuele varahoidjale ja klubi presidendile üle andma kõik rahalised varad ja aruandluse.

4.1 Aastakoosolek.

Klubi aastakoosolek peetakse igal aastal detsembris, mil valitakse / kinnitatakse järgmise aasta juhatuse liikmed.

4.2 Korraline koosolek.

Klubi koosolek toimub esmaspäeviti vastavalt kokkulepitud intervallile kas igal esmaspäeval või üle nädala esmaspäeval. Korraline koosolek algab tervituse ja teadete edastamisega, ettekanne algab kl 18.15. Korralise koosoleku toimumisaja muutmisest või ära jätmisest informeeritakse õigeaegselt kõiki klubi liikmeid.

Klubi koosolekutel käsitletud klubi siseteemad on konfidentsiaalsed ning ei kuulu edastamiseks kõrvalistele isikutele.

Klubi koosolekult puudumisest teatab klubiliige sekretärile hiljemalt klubikoosoleku toimumise päeval hiljemalt kella 15-ks. Klubiliige teavitab ka võimalikust hilinemisest. Klubiliikmel on kohustus osaleda klubi pooltel (50%) planeeritud koosolekutel kui juhatus ei ole otsustanud klubi liikme osas teisiti. Vastavad otsused kinnitab juhatus. Klubi koosolekule võib klubiliige kutsuda külalisi, kelle eest vastutab külalise kutsuja (konfidentsiaalsus, distsipliin).

4.3.Klubi juhatuse korraline koosolek.

Klubi juhatuse korraline koosolek peetakse vähemalt kord kvartalis. President võib kutsuda kokku erakorralise juhatuse koosoleku, millest informeeritakse õigeaegselt juhatuse liikmeid ja teisi asjaosalisi.

Juhatus on otsustusvõimeline, kui selle enamus viibib kohal või on elektroonselt kättesaadav.

4.4 Hääletamine.

4.4.1.Avalik hääletamine.

Klubi korralistel koosolekutel toimuvad tavahääletused avalikult. Avaliku hääletamise kvoorumiks on vajalik vähemalt 2/3 liikmeskonna kohalolek. Kvoorumi tagamiseks tuleb oma hääl puudumise korral delegeerida mõnele klubiliikmele. Tulemuseks loetakse 2/3 häälteenamuse saavutanud vastus.

4.4.2. Salajane hääletamine.

Juhatuse liikmete valimine ja uue liikme klubisse hääletamine toimub salajase hääletamise teel hääletussedelitega. Sekretär organiseerib hääletussedelid ning korraldab hääletamise ettevalmistustööd. Salajase hääletamise kvoorumiks on vajalik vähemalt 2/3 liikmeskonna kohalolek. Kvoorumi tagamiseks tuleb oma hääl puudumise korral delegeerida mõnele

klubiliikmele.

• Juhatuse liikme valimisel kahe või enama kandidaadi korral loetakse valituks häälteenamuse saavutanud kandidaat;
• Uue liikme vastuvõtmise hääletamisel võetakse kandidaat klubiliikmeks kui vastulaused puuduvad (piisab ühest põhjendatud vastulausest, põhjendatuse üle otsustab klubi juhatus);

4.4.3. E-hääletamine.

Hääletamist on võimalik läbi viia ka elektroonilisel teel, kusjuures kehtib samuti 2/3 liikmeskonna hääletusel osalemise nõue.

Tulemuseks loetakse 2/3 häälteenamuse saavutanud vastus.

5. Liitumis-, liikme- ja osavõtumaksud ning muud rahalised kohustused

Tallinn Hansa Rotary Klubi ühekordne liitumismaks on 70 eurot (sisaldab liikme atribuutikat). Kandidaat saab klubiliikme õigused peale liitumismaksu tasumist.

Klubiliikmete liikmemaksust kaetakse RI liikmemaks, piirkonna ning noorsooteenistuse aastamaks vastavalt jooksva Rotary-aasta kinnitatud eelarvetele. Liikmemaksu suurus Tallinn Hansa Rotary Klubis kinnitatakse igal klubiaastal. Liikmemaks tasutakse klubi arveldusarvele kahes osas vastavalt 1. juuniks ja 1. detsembriks klubi raamatupidamise poolt esitatud arve alusel.

Klubi liikmel on õigus võtta vaheaasta, teavitades sellest kirjalikult klubi presidenti ning juhatust. Vaheaasta võtmine ei vabasta klubi liikmemaksu tasumisest.

6. Klubi teenistused ja nende ülesanded

Klubi juhatus nimetab ametisse teenistuste juhid eri valdkondadesse kuuluvate ülesannete täitmiseks. Igasse teenistusse kuulub lisaks juhile vähemalt kaks (2) liiget. President on oma ametist johtuvalt kõikide teenistuste liige ja tal on samad õigused kui teistel liikmetel.

Klubi teenistused on:

• Klubiteenistus;
• Kogukonnateenistus;
• Noorsooteenistus;
• Rahvusvaheline teenistus;
• Erialateenistus.

Iga teenistus peab täitma neid ülesandeid, mida klubi eeskirjad ette näevad või mida president või juhatus täiendavalt annavad.

6.1.Klubiteenistus.

Klubiteenistuse juht vastutab kõigi klubiteenistuse valdkonda (liikmeskond, Rotary väljaanded, teabetöö) kuuluvate tegevuste eest. Klubiteenistus kavandab ja teostab plaane, mille eesmärk on juhendada klubiliikmeid ja aidata neil täita oma kohust klubiteenistusega seotud küsimustes alljärgnevas:

• otsib võimalusi, kuidas innustada liikmeid osalema kõikidel klubi koosolekutel, kannustab korvama puudumise teiste klubide külastamisega; annab liikmetele pidevat informatsiooni osalemisreeglite kohta; parandab rohke osavõtu eeldusi;

• innustab klubi liikmeid osalema Rotary kogunemistel, koostab nimekirja vabade ja täidetud klassifikatsioonide kohta; kontrollib ja teeb vajaduse korral muudatusi klubi klassifikatsioonides; annab juhatusele nõu klassifikatsiooniküsimustes;
• hoolitseb klubi atribuutika ja sümboolika (vimplid, särbid jms) olemasolu eest.

6.2. Kogukonnateenistus.

Kogukonnateenistuse eesmärgiks on eelkõige märgata ja abistada halvemates oludes elavate inimeste elu oma kogukonnas.

Klubis tegutseva kogukonnateenistus ülesanne on leida, milliseid sotsiaalseid teenuseid piirkonnas vajatakse ning anda oma panus vastavate abinõude käivitamiseks erinevaid kanaleid kasutades.

Tallinn Hansa Rotary Klubi kogukonnateenistuse tegevus on eelkõige suunatud lastele ja noortele.

6.3.Noorsooteenistus.

Noorsooteenistuse juht kavandab ja viib ellu plaane, mis on seotud klubi piirkonna noorte arendamise ja toetamisega. Noorsoovahetuse eesmärgiks on anda noortele võimalus:

• omandada uusi teadmisi ja kogemusi ning laiendada silmaringi elades erinevate kultuuritaustaga riikides;
• esindada ja tutvustada oma riiki, rahvust ja kultuuri.

Klubi noorsoovahetuse asjur valitakse ametisse vähemalt kolmeks (3) aastaks, kes alustab väljaõpet lahkuva asjuri kõrval ühe Rotary aasta vältel enne ametisse asumist.

Noorsoovahetuse asjur peab saama täies mahus koolituse enne ametisse asumist piirkonna noorsoovahetuse poolt korraldataval koolitusel.

Noorsoovahetuse asjur koostab oma meeskonna, kuhu kuulub vähemalt 3 liiget ja kes saavad nõuetekohase koolituse.

Noorsoovahetuse asjur lähtub oma ülesannete täitmisel Rotary noorsooteenistuse reglemendist.

6.4.Rahvusvaheline teenistus.

Eesmärgiks on aidata kaasa rahvusvahelise teenistuse eesmärkide saavutamiseks, edendades rahvusvahelist üksteisemõistmist, head tahet ja rahu.

Teenistus kavandab ja viib ellu plaane, mis aitavad klubiliikmetel täita oma kohust rahvusvahelise teenistuse valdkonda kuuluvates küsimustes, vahendab RI rahvusvahelise teenistuse infot sotsiaalmeedia kanalitest klubile.

6.5.Erialateenistus.

Erialateenistuse kesksete ideede hulka kuuluvad juhtmõtted on:

• kõrgete eetiliste väärtuste hindamine kõikidel kutsealadel ning nende väärtuste edendamine töö- ja ärisuhetes, kus peetakse aus lojaalsust nii tööandja, töötajate kui äripartnerite suhtes, aga ka austust konkurentide, klientide ja kõikide nende vastu, kellega ollakse ärisuhetes;
• rõhutamine, et kõik ametid – mitte ainult rotariaanide omad- on ühiskonnale tähtsad;
• oma ametioskuste pakkumine ühiskonna vajaduste ja probleemide lahendamiseks.

Rotary klubi ülesanne on algatada, arendada ja teostada selliseid projekte, milles võimalikult palju liikmeid saavad rakendada ja pakkuda oma erialaseid teadmisi ning praktiseerida oskuseid.

6.6.Komiteed.

Tallinn Hansa Rotary Klubis on ellu kutsutud komiteed, mis juhivad järgnevaid valdkondi:

• Suhtekorraldus ja avalikud suhted (PR);
• Rotary Fond;
• Halduskomitee, registrite ja IT süsteemide haldus.

7. Uute liikmete valimise kord

Klubisse kandideerijal ehk uuel võimalikul klubi liikmekandidaadil peab olema kaks soovitajat, mõlemad klubist või vähemalt üks soovitaja klubist ning üks soovitaja Rotary organisatsioonist.

• Soovitajad täidavad ja edastavad allkirjastatud Liikmekandidaadi esitamise vormi (Lisa 1) klubi juhatusele.

• Peale klubi juhatuse positiivset otsust esitab juhatus klubile liikmekandidaadi   tutvustuse, võimalusel CV.

• Seejärel on igal klubiliikmel õigus vastulauseks 14-ne päeva jooksul peale vastavasisulise teabe saamist.

• Põhjendatud vastulausete puudumisel alustab liikmekandidaat osalemist klubi regulaarsetel koosolekutel kooskõlas klubi eeskirjaga. Liikmekandidaadile on määratud mentor, kes on abiks ja toeks klubiellu sisseelamisel ning klubiliikmetega tutvumisel ja sõbrunemisel.

• Liikmekandidaadile väljastatakse juhend „ Abiks Rotary klubi liikmekandidaadile“.
• Liikmekandidaat ei saa osaleda aruande- ja hääletuskoosolekutel.
• Liikmekandidaadi staatus kestab minimaalselt kolm kuud ja see eeldab klubikoosolekutest ning muudest klubi tegevustest aktiivset osavõttu.
• Lõplik kandidaadi vastuvõtmine täieõiguslikuks klubiliikmeks otsustatakse klubi üldkoosolekul salajase hääletamise teel.
• Vastulausete puudumisel (piisab ühest vastulausest, põhjendatuse üle otsustab klubi juhatus) osutub kandidaat valituks.

Uute klubiliikmete vastuvõtmine toimub vastavalt vajadusele kahel korral aastal, hilissügisel ja/ või kevadel, peale liikmekandidaadi katseaja edukat läbimist. Vastvalitud klubiliige täidab ja allkirjastab Klubiliikme vastuvõtu avalduse (Lisa 2).

President koos juhatuse ja klubiteenistusega korraldab uue/uute klubiliikme/klubiliikmete piduliku vastuvõtmise, mille käigus antakse vastvalitud klubiliikmele üle Rotary märk ja Tallinn Hansa Rotary Klubi särp.

Peale klubiliikmeks vastuvõtmist registreerib registripidaja uue klubiliikme Soome Rotary andmesüsteemis.

8. Klubist lahkumine või liikmelisuse lõppemine

Kui klubiliige soovib klubist lahkuda, esitab ta kirjaliku avalduse klubi presidendile või mistahes klubi juhatuse liikmele. Lahkuval klubiliikmel on kohustus maksta jooksva poolaasta maksud.

8.1.Liikmelisuse lõppemine.

Liikmelisuse lõpetab mittevastavus klubiliikmeks olemise nõuetele.

8.2.Maksude tasumatajätmisest johtuv liikmelisuse lõppemine.

Liikmele, kelle liikmemaksu tasumine on viivituses kolmekümmend (30) kalendripäeva pärast maksetähtaja saabumist, saadab raamatupidaja kirjaliku teate/meeldetuletuse maksekohustuse viivitamatuks täitmiseks. Juhul kui maksekohustust ikkagi ei täideta kümne (10) kalendripäeva jooksul alates teate väljastamise kuupäevast, lõpeb liikmelisus vastavalt juhatuse otsusele.

8.3.Osalemiskohustuse täitmatajätmisest johtuv liikmelisuse lõppemine.

* Klubiliige peab osalema klubi korralistel koosolekutel vähemalt 50% ulatuses Rotary aasta jooksul;

* Puudumisi korralistelt koosolekutelt saab paigata osalemistega muudel Rotary liikumisega seotud sündmustel osalemistega;

* Korraldused paikamisteks tuleb edastada sekretärile kirjalikult;

* Eelnimetatud nõuete eiramine lõpetab klubi liikme liikmelisuse kui juhatus ei otsusta mõjuvatel põhjustel teisiti.

9. Klubi korralise koosoleku päevakord

9.1.Korralise koosoleku päevakord:

* koosoleku avamine;

* külalis-rotariaanide ja teiste külaliste esitlemine;

* teadaanded klubile, vajadusel arutelu;

* klubi ettekanne või muu programm;

* koosoleku lõpetamine.

9.2.Klubi ürituste klassifikaator:

A – üritusest võtavad osa rangelt vaid klubi liikmed;

B – Rotary liikmetega seotud üritused;

C – üritusse on kaasatud rotariaanide pereliikmed või vabalt valitud kaaslased.

10. Otsused ja ettepanekud

Klubi ei saa arutada ühtegi klubile siduvaks muutuda võivat kohustust või ettepanekut enne, kui juhatus on asja käsitlenud. Kui sellised otsused või ettepanekud kerkivad esile klubi koosolekul, suunatakse need ilma aruteluta klubi juhatusele.

11. Klubi eeskirja muutmine

Eeskirja võib muuta klubi korralisel koosolekul kvoorumi olemasolul, kui muudetud eeskirja pooldab 2/3 kohal viibivatest liikmetest või e-hääletuse teel osalenutest (vt p 4.4) ning eeldusel, et muudetud eeskiri on klubi liikmetele saadetud vähemalt 10 päeva enne hääletuskoosoleku toimumist.

Käesolevasse eeskirja ja lisadesse ei saa sisse viia ühtegi täiendust või muudatust, mis on vastuolus klubi põhikirja, Rotary International põhikirja või eeskirjaga.