Tallinn Hansa Rotary klubi eeskiri
(Tallinn Hansa Rotary Club Bylaws)
Vastu võetud 14. detsembril 2015 , täiendatud 14. novembril 2022
1. Juhatus
Juhatus on klubi juhtiv organ, kuhu kuuluvad valitud juhatuse liikmed: president, eelmise
aasta president (Past president), tulevane president (President Elect), sekretär
(Secretary), klubimeister (Sergeant-at-Arms), varahoidja (Treasurer) ning juhatuse nõunik.
Tallinn Hansa Rotary Klubis on 1.sekretäri ja 2.sekretäri ametikohad ühendatud. Juhatuse
nõunikuks võib olla registripidaja või muu klubi poolt valitud ametikandja.
Juhatuse koosolekule kutsutakse vastavalt päevakorras olevatele teemadele lisaks juhatuse
liikmetele osalema teenistuste juhid, kelleks on klubiteenistuse juht, kogukonnateenistuse
juht, erialateenistuse juht, noorsooteenistuse juht, rahvusvahelise teenistuse juht.
Samuti kutsutakse juhatuse koosolekule vajadusel erinevate komiteede juhid, kelleks on klubi
avalike suhete (PR), Rotary Fondi, halduskomitee juhid.
2. Juhatuse liikmete ja klubiametnike valimine
Klubi president (või delegeeritud juhatuse liige) palub klubi liikmeil esitada kandidaate
vabadele ametikohtadele kaks nädalalt enne juhatuse valimiskoosolekut (toimub tavaliselt
novembris). Reeglina täidetakse juhatus rotatsiooni korras. Kahe või enama kandidaadi
korral salajase hääletuse teel häälteenamuse saanud kandidaat kuulutatakse vastavale
ametikohtale valituks. Võrdsete häältetulemuse korral ühele ametile omab tulevane
president otsustavat häält. Ühe kandidaadi korral on võimalik ka avalik hääletamine.
Selliselt valitud juhatus asub tööle presidendi juhtimisel järgmisel rotary-aastal, 1. juulil.
Juhul kui uude juhatusse valitud klubiametniku koht jääb mingil põhjusel vabaks enne tema
tegevusaja algust, otsustavad koha täitmise üle ülejäänud juhatuse liikmed. Juhatus võib
jätta mingi ametikoha täitmata või ühendada ametid. Muudatustest teavitatakse
klubiliikmeid.
Teenistuste ja komiteede juhid määrab ametisse valitud juhatus peale valimiskoosolekut,
olles enne kandidaatidega läbi rääkinud.
3. Klubi juhatuse ülesanded (detailsed ülesannete kirjeldused RI juhendites)
Presidendi kohustus on juhatada klubi ja juhatuse koosolekuid ning täita teisi selle
ametikoha juurde kuuluvaid ülesandeid.
Tulevase ja endise presidendi kohustus on tegutseda klubi juhatuse liikmena ning täita neid
ülesandeid, mida president või juhatus talle annavad.
Sekretär sisestab liikmeskonnas ja juhatuses toimunud muudatused, tegeleb uute liikmete
vastuvõtuga seotud dokumentatsiooniga ning täidab teisi selle ametikoha juurde
kuuluvaid ülesandeid.
Sekretär koostab liikmete nimekirja; registreerib koosolekutel osalemist ja paikamiskaarte;
saadab teateid klubi, juhatuse ja teenistuste koosolekute kohta; edastab info uutele
liikmetele; koostab ja hoiab alles koosolekute protokollid; hoolitseb, et kogu klubiga
seonduv info saaks üles laetud klubi veebilehele; hoolitseb klubi atribuutika ja sümboolika
(klubikaart, visiitkaardid, vimplid, särbid uutele liikmetele jne) olemasolu eest.
Sekretär avab koosolekule registreerimise kl 17.50 ja registreerib kõik klubiliikmed ja
klubiliikmete külalised koheselt saabumise järgselt.
Klubimeistri ametikoha juurde kuulub klubiürituste korraldamine, klubi külaliste eest
hoolitsemine ning presidendi ja klubi juhatuse antud ülesannete täitmine.
Varahoidja kohustus on kanda hoolt klubi kõigi varade eest ja anda nende kohta aru
klubi aastakoosolekul ja/või iga kord kui juhatus seda nõuab. Varahoidja edastab RI poolaasta
klubiarve raamatupidamisele tasumiseks. Arve aluseks on klubiliikmete arv 1. jaanuari ja 1.
juuli seisuga. Varahoidja kohustus täita teisi selle ametikoha juurde kuuluvaid ülesandeid
koostöös klubi raamatupidajaga, milleks on eelarve koostamine, maksude sissenõudmine,
ülekannete tegemine jms. Ametist lahkudes peab ta uuele varahoidjale ja klubi presidendile
üle andma kõik rahalised varad ja aruandluse.
4. Koosolekud
4.1 Aastakoosolek.
Klubi aastakoosolek peetakse igal aastal detsembris, mil valitakse / kinnitatakse järgmise
aasta juhatuse liikmed.
4.2 Korraline koosolek.
Klubi koosolek toimub esmaspäeviti vastavalt kokkulepitud intervallile kas igal esmaspäeval
või üle nädala esmaspäeval. Korraline koosolek algab tervituse ja teadete edastamisega,
ettekanne algab kl 18.15. Korralise koosoleku toimumisaja muutmisest või ära jätmisest
informeeritakse õigeaegselt kõiki klubi liikmeid.
Klubi koosolekutel käsitletud klubi siseteemad on konfidentsiaalsed ning ei kuulu
edastamiseks kõrvalistele isikutele.
Klubi koosolekult puudumisest teatab klubiliige sekretärile hiljemalt klubikoosoleku
toimumise päeval hiljemalt kella 15-ks. Klubiliige teavitab ka võimalikust hilinemisest.
Klubiliikmel on kohustus osaleda klubi pooltel (50%) planeeritud koosolekutel kui juhatus ei
ole otsustanud klubi liikme osas teisiti. Vastavad otsused kinnitab juhatus.
Klubi koosolekule võib klubiliige kutsuda külalisi, kelle eest vastutab külalise kutsuja
(konfidentsiaalsus, distsipliin).
4.3.Klubi juhatuse korraline koosolek.
Klubi juhatuse korraline koosolek peetakse vähemalt kord kvartalis. President võib kutsuda
kokku erakorralise juhatuse koosoleku, millest informeeritakse õigeaegselt juhatuse
liikmeid ja teisi asjaosalisi.
Juhatus on otsustusvõimeline, kui selle enamus viibib kohal või on elektroonselt
kättesaadav.
4.4 Hääletamine.
4.4.1.Avalik hääletamine.
Klubi korralistel koosolekutel toimuvad tavahääletused avalikult. Avaliku hääletamise
kvoorumiks on vajalik vähemalt 2/3 liikmeskonna kohalolek. Kvoorumi tagamiseks tuleb
oma hääl puudumise korral delegeerida mõnele klubiliikmele. Tulemuseks loetakse 2/3
häälteenamuse saavutanud vastus.
4.4.2. Salajane hääletamine.
Juhatuse liikmete valimine ja uue liikme klubisse hääletamine toimub salajase hääletamise
teel hääletussedelitega. Sekretär organiseerib hääletussedelid ning korraldab hääletamise
ettevalmistustööd. Salajase hääletamise kvoorumiks on vajalik vähemalt 2/3 liikmeskonna
kohalolek. Kvoorumi tagamiseks tuleb oma hääl puudumise korral delegeerida mõnele
klubiliikmele.
- Juhatuse liikme valimisel kahe või enama kandidaadi korral loetakse valituks
- Uue liikme vastuvõtmise hääletamisel võetakse kandidaat klubiliikmeks kui
otsustab klubi juhatus);
4.4.3. E-hääletamine.
Hääletamist on võimalik läbi viia ka elektroonilisel teel, kusjuures kehtib samuti
2/3 liikmeskonna hääletusel osalemise nõue.
Tulemuseks loetakse 2/3 häälteenamuse saavutanud vastus.
5. Liitumis-, liikme- ja osavõtumaksud ning muud rahalised kohustused
Tallinn Hansa Rotary Klubi ühekordne liitumismaks on 70 eurot (sisaldab liikme atribuutikat).
Kandidaat saab klubiliikme õigused peale liitumismaksu tasumist.
Klubiliikmete liikmemaksust kaetakse RI liikmemaks, piirkonna ning noorsooteenistuse
aastamaks vastavalt jooksva Rotary-aasta kinnitatud eelarvetele.
Liikmemaksu suurus Tallinn Hansa Rotary Klubis kinnitatakse igal klubiaastal. Liikmemaks
tasutakse klubi arveldusarvele kahes osas vastavalt 1. juuniks ja 1. detsembriks klubi
raamatupidamise poolt esitatud arve alusel.
Klubi liikmel on õigus võtta vaheaasta, teavitades sellest kirjalikult klubi presidenti ning
juhatust. Vaheaasta võtmine ei vabasta klubi liikmemaksu tasumisest.
6. Klubi teenistused ja nende ülesanded
Klubi juhatus nimetab ametisse teenistuste juhid eri valdkondadesse kuuluvate ülesannete
täitmiseks. Igasse teenistusse kuulub lisaks juhile vähemalt kaks (2) liiget. President on oma
ametist johtuvalt kõikide teenistuste liige ja tal on samad õigused kui teistel liikmetel.
Klubi teenistused on:
- Klubiteenistus;
- Kogukonnateenistus;
- Noorsooteenistus;
- Rahvusvaheline teenistus;
- Erialateenistus.
Iga teenistus peab täitma neid ülesandeid, mida klubi eeskirjad ette näevad või mida
president või juhatus täiendavalt annavad.
6.1.Klubiteenistus.
Klubiteenistuse juht vastutab kõigi klubiteenistuse valdkonda (liikmeskond, Rotary
väljaanded, teabetöö) kuuluvate tegevuste eest.
Klubiteenistus kavandab ja teostab plaane, mille eesmärk on juhendada klubiliikmeid ja
aidata neil täita oma kohust klubiteenistusega seotud küsimustes alljärgnevas:
- otsib võimalusi, kuidas innustada liikmeid osalema kõikidel klubi koosolekutel,
pidevat informatsiooni osalemisreeglite kohta; parandab rohke osavõtu eeldusi;
- innustab klubi liikmeid osalema Rotary kogunemistel, koostab nimekirja vabade ja
klubi klassifikatsioonides; annab juhatusele nõu klassifikatsiooniküsimustes;
- hoolitseb klubi atribuutika ja sümboolika (vimplid, särbid jms) olemasolu eest.
6.2. Kogukonnateenistus.
Kogukonnateenistuse eesmärgiks on eelkõige märgata ja abistada halvemates oludes
elavate inimeste elu oma kogukonnas.
Klubis tegutseva kogukonnateenistus ülesanne on leida, milliseid sotsiaalseid teenuseid
piirkonnas vajatakse ning anda oma panus vastavate abinõude käivitamiseks erinevaid
kanaleid kasutades.
Tallinn Hansa Rotary Klubi kogukonnateenistuse tegevus on eelkõige suunatud lastele ja
noortele.
6.3.Noorsooteenistus.
Noorsooteenistuse juht kavandab ja viib ellu plaane, mis on seotud klubi piirkonna noorte
arendamise ja toetamisega. Noorsoovahetuse eesmärgiks on anda noortele võimalus:
- omandada uusi teadmisi ja kogemusi ning laiendada silmaringi elades
- esindada ja tutvustada oma riiki, rahvust ja kultuuri.
Klubi noorsoovahetuse asjur valitakse ametisse vähemalt kolmeks (3) aastaks, kes alustab
väljaõpet lahkuva asjuri kõrval ühe Rotary aasta vältel enne ametisse asumist.
Noorsoovahetuse asjur peab saama täies mahus koolituse enne ametisse asumist piirkonna
noorsoovahetuse poolt korraldataval koolitusel.
Noorsoovahetuse asjur koostab oma meeskonna, kuhu kuulub vähemalt 3 liiget ja kes
saavad nõuetekohase koolituse.
Noorsoovahetuse asjur lähtub oma ülesannete täitmisel Rotary noorsooteenistuse
reglemendist.
6.4.Rahvusvaheline teenistus.
Eesmärgiks on aidata kaasa rahvusvahelise teenistuse eesmärkide saavutamiseks ,
edendades rahvusvahelist üksteisemõistmist, head tahet ja rahu.
Teenistus kavandab ja viib ellu plaane, mis aitavad klubiliikmetel täita oma kohust
rahvusvahelise teenistuse valdkonda kuuluvates küsimustes, vahendab RI rahvusvahelise
teenistuse infot sotsiaalmeedia kanalitest klubile.
6.5.Erialateenistus.
Erialateenistuse kesksete ideede hulka kuuluvad juhtmõtted on:
- kõrgete eetiliste väärtuste hindamine kõikidel kutsealadel ning nende väärtuste
kui äripartnerite suhtes, aga ka austust konkurentide, klientide ja kõikide nende
vastu, kellega ollakse ärisuhetes;
- rõhutamine, et kõik ametid - mitte ainult rotariaanide omad- on ühiskonnale tähtsad;
- oma ametioskuste pakkumine ühiskonna vajaduste ja probleemide lahendamiseks.
Rotary klubi ülesanne on algatada, arendada ja teostada selliseid projekte, milles võimalikult
palju liikmeid saavad rakendada ja pakkuda oma erialaseid teadmisi ning praktiseerida
oskuseid.
6.6.Komiteed.
Tallinn Hansa Rotary Klubis on ellu kutsutud komiteed, mis juhivad järgnevaid valdkondi:
- Suhtekorraldus ja avalikud suhted (PR);
- Rotary Fond;
- Halduskomitee, registrite ja IT süsteemide haldus.
7. Uute liikmete valimise kord
Klubisse kandideerijal ehk uuel võimalikul klubi liikmekandidaadil peab olema kaks
soovitajat, mõlemad klubist või vähemalt üks soovitaja klubist ning üks soovitaja Rotary
organisatsioonist.
- Soovitajad täidavad ja edastavad allkirjastatud Liikmekandidaadi esitamise vormi
- Peale klubi juhatuse positiivset otsust esitab juhatus klubile liikmekandidaadi
- Seejärel on igal klubiliikmel õigus vastulauseks 14-ne päeva jooksul peale
- Põhjendatud vastulausete puudumisel alustab liikmekandidaat osalemist klubi
määratud mentor, kes on abiks ja toeks klubiellu sisseelamisel ning klubiliikmetega
tutvumisel ja sõbrunemisel.
- Liikmekandidaadile väljastatakse juhend „ Abiks Rotary klubi liikmekandidaadile“.
- Liikmekandidaat ei saa osaleda aruande- ja hääletuskoosolekutel.
- Liikmekandidaadi staatus kestab minimaalselt kolm kuud ja see eeldab
- Lõplik kandidaadi vastuvõtmine täieõiguslikuks klubiliikmeks otsustatakse klubi
- Vastulausete puudumisel (piisab ühest vastulausest, põhjendatuse üle otsustab klubi
Uute klubiliikmete vastuvõtmine toimub vastavalt vajadusele kahel korral aastal, hilissügisel
ja/ või kevadel, peale liikmekandidaadi katseaja edukat läbimist. Vastvalitud klubiliige
täidab ja allkirjastab Klubiliikme vastuvõtu avalduse (Lisa 2).
President koos juhatuse ja klubiteenistusega korraldab uue/uute klubiliikme/klubiliikmete
piduliku vastuvõtmise, mille käigus antakse vastvalitud klubiliikmele üle Rotary märk ja
Tallinn Hansa Rotary Klubi särp.
Peale klubiliikmeks vastuvõtmist registreerib registripidaja uue klubiliikme Soome Rotary
andmesüsteemis.
8. Klubist lahkumine või liikmelisuse lõppemine
Kui klubiliige soovib klubist lahkuda, esitab ta kirjaliku avalduse klubi presidendile või
mistahes klubi juhatuse liikmele. Lahkuval klubiliikmel on kohustus maksta jooksva
poolaasta maksud.
8.1.Liikmelisuse lõppemine.
Liikmelisuse lõpetab mittevastavus klubiliikmeks olemise nõuetele.
8.2.Maksude tasumatajätmisest johtuv liikmelisuse lõppemine.
Liikmele, kelle liikmemaksu tasumine on viivituses kolmekümmend (30) kalendripäeva
pärast maksetähtaja saabumist, saadab raamatupidaja kirjaliku teate/meeldetuletuse
maksekohustuse viivitamatuks täitmiseks. Juhul kui maksekohustust ikkagi ei täideta kümne
(10) kalendripäeva jooksul alates teate väljastamise kuupäevast, lõpeb liikmelisus
vastavalt juhatuse otsusele.
8.3.Osalemiskohustuse täitmatajätmisest johtuv liikmelisuse lõppemine.
* Klubiliige peab osalema klubi korralistel koosolekutel vähemalt 50% ulatuses Rotary
aasta jooksul;
* Puudumisi korralistelt koosolekutelt saab paigata osalemistega muudel Rotary
liikumisega seotud sündmustel osalemistega;
* Korraldused paikamisteks tuleb edastada sekretärile kirjalikult;
* Eelnimetatud nõuete eiramine lõpetab klubi liikme liikmelisuse kui juhatus ei otsusta
mõjuvatel põhjustel teisiti.
9. Klubi korralise koosoleku päevakord
9.1.Korralise koosoleku päevakord:
* koosoleku avamine;
* külalis-rotariaanide ja teiste külaliste esitlemine;
* teadaanded klubile, vajadusel arutelu;
* klubi ettekanne või muu programm;
* koosoleku lõpetamine.
9.2.Klubi ürituste klassifikaator:
A - üritusest võtavad osa rangelt vaid klubi liikmed;
B - Rotary liikmetega seotud üritused;
C - üritusse on kaasatud rotariaanide pereliikmed või vabalt valitud kaaslased.
10. Otsused ja ettepanekud
Klubi ei saa arutada ühtegi klubile siduvaks muutuda võivat kohustust või ettepanekut enne,
kui juhatus on asja käsitlenud. Kui sellised otsused või ettepanekud kerkivad esile klubi
koosolekul, suunatakse need ilma aruteluta klubi juhatusele.
11. Klubi eeskirja muutmine
Eeskirja võib muuta klubi korralisel koosolekul kvoorumi olemasolul, kui muudetud eeskirja
pooldab 2/3 kohal viibivatest liikmetest või e-hääletuse teel osalenutest (vt p 4.4) ning
eeldusel, et muudetud eeskiri on klubi liikmetele saadetud vähemalt 10 päeva enne
hääletuskoosoleku toimumist.
Käesolevasse eeskirja ja lisadesse ei saa sisse viia ühtegi täiendust või muudatust, mis on
vastuolus klubi põhikirja, Rotary International põhikirja või eeskirjaga.